1.        Die Verwaltung wird mit der Planung eines Neubaus eines Ergänzungsgebäudes am Kreishaus Borken beauftragt. Dazu gehört auch die Vorbereitung eines Vergabeverfahrens für die Planungs- und Ingenieurleistungen.

2.      Zur fachlichen Begleitung wird eine Planungsbegleitgruppe in folgender Besetzung… eingerichtet.

3.      Der in der Sachdarstellung aufgezeigte Verfahrensgang zur Vorbereitung eines Baubeschlusses wird zur Kenntnis genommen.

Rechtsgrundlage:

§ 26 Abs. 1 Satz 1 KrO NRW

Gesetz zur Förderung von Investitionen finanzschwacher Kommunen (KInvFG)

Gesetz zur Umsetzung des Kommunalinvestitionsförderungsgesetzes in Nordrhein-Westfalen (KInvFöG NRW)

Sachdarstellung:

Der Kreistag hat am 25.02.2016 förderfähige Maßnahmen nach dem Kommunalen Investitionsförderungsgesetz beschlossen. Darin enthalten war auch eine Summe von zunächst 1,5 Mio. Euro für den Neubau eines Ergänzungsgebäudes am Kreishaus Borken. Mit diesem Ergänzungsgebäude soll dem zunehmenden Büroraumbedarf begegnet werden. Die Überlegungen zum Neubau eines Ergänzungsgebäudes sind inzwischen weiter konkretisiert worden.

So zeigt eine erste umfassende Raumbedarfsanalyse, dass Bedarf für rund 60 zusätzliche Büroräume und für eine neue Kreisleitstelle besteht. Zur Ermittlung des potenziellen Büroraumbedarfs hat die Kreisverwaltung ein 2014 entwickeltes Raumkonzept auf einen Zeithorizont von 10 Jahren fortgeschrieben. Dabei wurde der Zuwachs an Stellen („Köpfe“) im Durchschnitt der letzten 7 Jahre ermittelt. Sondereffekte wie zum Beispiel der Stellenzuwachs aufgrund der Flüchtlingsaufnahme 2015/16 wurden bereinigt. Bei den bestehenden Belegungsstandards wird aufgrund von Neueinstellungen infolge neuer gesetzlicher Anforderungen und auch durch Stellenteilungen zur Schaffung von Teilzeitarbeitsplätzen im Betrachtungszeitraum von 10 Jahren ein Mehrbedarf von rund 60 Büroräumen kalkuliert. Gegensteuerungsmöglichkeiten im vorhandenen Bestand des Kreishauses sind nahezu ausgeschöpft (Umbau im Kreisgesundheitsamt mit Gewinnung neuer Büroräume, durchgängiges Raumkonzept mit Festlegung der mit 2 Personen zu besetzenden Büros, Umwandlung von bisherigen Flurnischen in Besprechungsräume und von damit an anderer Stelle freiwerdenden Besprechungsräumen in Büros, künftig Nutzung der durch den Umzug der Kulturabteilung nach Vreden/kult freiwerdenden Räume).

Die Notwendigkeit zum Bau einer neuen Leitstelle ergibt sich aus personellen und technischen Gründen. Aufgrund eines deutlich gestiegenes Einsatzaufkommen und geänderter gesetzlicher Rahmenbedingungen ist die Beschäftigtenzahl in der Leitstelle deutlich angestiegen. Auch die Bewältigung von Großschadenslagen und die Verpflichtung zur Vorhaltung einer redundanten Leitstelle erfordern bauliche Vergrößerungen. Diesem Zuwachs kann die derzeitige Raumsituation nicht mehr gerecht werden Darüber hinaus sind die technischen Anforderungen an eine Leitstelle ebenfalls gestiegen. Heutiger Standard ist eine Innenhöhe (lichte Höhe) von rund 3,70 m im zentralen Leitstellenraum, um an allen Stellen gute akustische und optische Verständigungsmöglichkeiten zu haben. Unter Berücksichtigung des ebenfalls notwendigen aufgeständerten Doppelbodens und der Deckeninstallationen, vor allem für die Klimatisierung, ist eine Mindestgeschosshöhe von rund 5 Metern notwendig. Ferner gibt es Bedarf für ein Garagengebäude für drei Einsatzfahrzeuge und ein LKW-Stellplatz für einen Einsatzleitwagen (ELW) in der Nähe des neuen Leitstellengebäudes. Eine solche Lösung ist im Bestand des Kreishauses nicht zu realisieren.

Vor diesem Hintergrund sind daher in Grundzügen Möglichkeiten voruntersucht worden, wo ein entsprechend dimensioniertes Ergänzungsgebäude in der Kreishausumgebung grundsätzlich errichtet werden könnte. Die in den ersten Überlegungen untersuchte Lage zwischen dem Hausmeisterhaus und dem neuen Parkplatz neben dem neuen Polizeigebäude wird der jetzt absehbaren Größe des Ergänzungsgebäudes wohl nicht gerecht. Eine Alternative könnte ein Ergänzungsgebäude im Park hinter dem Kreishaus sein.

Ausgehend vom reinen Raumvolumen ist für einen Neubau eines Ergänzungsgebäudes mit einer ersten grob geschätzten Kostendimension von ca. 10 Mio. bis 15 Mio. Euro zu rechnen. Der bauliche Teil für die Leitstelle würde dabei zu 65 Prozent über die Rettungsdienstgebühren refinanziert. Zusätzlich zu berücksichtigen sind die besonderen technischen Aufwendungen für die Leitstelle, deren Kostendimension derzeit noch fachlich abgeschätzt werden muss.

Angesichts dieser Kostendimension ist es vergaberechtlich notwendig, auch die Planungsleistungen (Architektur/ Technik) europaweit auszuschreiben. Unter Berücksichtigung einer Bauzeit von ca. 18 Monaten und vor dem Hintergrund, dass förderrechtlich die Bauabnahmen zwingend bis Ende 2020 durchgeführt sein müssen, ergibt sich folgender Zielterminplan:

•          Vorbereitung der Vergabe der Planungsleistungen bis 31.08.2017

•          KA-Beschluss über die europaweite Ausschreibung der Planungsleistungen am 29.08. oder 14.09.2017

•          KA-Beschluss über die Vergabe der Planungsleistungen am 15.02.2018.

Die Planungsverträge werden als Stufenverträge geschlossen. Rechtlich verbindlich wird hieraus im ersten Schritt nur die Stufe bis zur Entwurfsplanung als Grundlage für den Baubeschluss ausgelöst. Die weitere Beauftragung hängt dann von der Bauentscheidung des Kreistages ab.

•          KT-Beschluss als Baubeschluss auf der Basis der Entwurfsplanung bis 16.07.2018

•          KA-Beschluss über die Vergabe des ersten Gewerkepaketes (insb. Rohbau) bis 12/2018

•          Baubeginn 01.03.2019

•          Baufertigstellung (ohne Installation Leitstelle) bis 31.08.2020

•          Schlussabnahmen bis 31.10.2020

•          Inbetriebnahme der Leitstelle im Laufe des Jahres 2021

Das Ergänzungsgebäude kann grundsätzlich als KInvFG-Maßnahme abgerechnet werden. Dabei ist auch der nicht über die Rettungsdienstgebühren gedeckte Teil der Baukosten der Kreisleitstelle (vorauss. 35 Prozent) förderfähig. Die förderfähigen Gesamtausgaben liegen angesichts der Kostendimension in jedem Fall in einer Größenordnung, mit der die gesamten noch freien Mittel nach dem KInvFG von voraussichtlich 4,7 Mio. Euro aufgebraucht werden. Darüber hinausgehende Kosten müssen aus eigenen Mitteln getragen werden. In der vom Kreistag am 25.02.2016 beschlossenen Maßnahmenübersicht (Stand: 28.01.2016) zum Kommunalen Investitionsförderungsgesetzes ist für das Ergänzungsgebäude bislang eine Summe von zunächst 1,5 Mio. Euro vorgesehen.

Zur fachlichen Begleitung des Neubaus eines Ergänzungsgebäudes sollte eine Planungsbegleitgruppe aus Vertreter/innen des Kreistages eingerichtet werden. Diese Planungsgruppe soll dann bereits in die Vorbereitung eines Vergabeverfahrens für die Planungs- und Ingenieurleistungen eingebunden werden.

Entscheidungsalternative(n):

Die Verwaltung wird nicht beauftragt, die weiteren Schritte zur Planung eines Neubaus eines Ergänzungsgebäudes am Kreishaus Borken in die Wege zu leiten. Dann wird die Realisierung eines Ergänzungsgebäudes im KInvFG-Förderzeitraum bis 2020 unwahrscheinlich.

Finanzielle Auswirkungen:

Weitere Aufwendungen entstehen erst mit der Vergabe von Planungs- und Ingenieurleistungen sowie gegebenenfalls mit einem späteren Baubeschluss. Hierfür sind wie beschrieben gesonderte Beschlüsse vorgesehen.