Betreff
Handbuch zum steuerlichen Kontrollsystem (Tax Compliance Management System - TCMS)
Vorlage
0262/2022/KREIS
Art
Beschlussvorlage

Das TCMS-Handbuch und der Bericht zur Umsetzung des ab 01.01.2023 anzuwendenden Umsatzsteuerrechts (§ 2b UStG) beim Kreis Borken werden zur Kenntnis genommen.


Rechtsgrundlage:

Steueränderungsgesetz 2015; § 2b UStG

 

Sachdarstellung:

Mit dem § 2b Umsatzsteuergesetz (UStG) wurde eine neue umsatzsteuerliche Regelung zur Unternehmereigenschaft von juristischen Personen des öffentlichen Rechts eingeführt. Damit hat der Bundesgesetzgeber das Umsatzsteuerrecht an die Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie der Europäischen Union angepasst. Nach dieser Richtlinie ist der Grundsatz der Wettbewerbsneutralität im nationalen Umsatzsteuerrecht zu beachten. Diese Maxime verlangt eine neutrale Besteuerung und damit Wettbewerbsgleichheit zwischen öffentlichen und privaten Unternehmen. Die Umsetzung des neuen Umsatzsteuerrechtes hat zum 01.01.2023 zu erfolgen. Der Rechnungsprüfungsausschuss wurde erstmals bereits am 09.08.2016 über die Neuregelungen des Umsatzsteuerrechts informiert. Die Richtlinien zur Bearbeitung von Steuerangelegenheiten als Vorläufer des TCMS-Handbuches hat die Kreisverwaltung im Rechnungsprüfungsausschuss am 11.02.2019 vorgestellt.

Das neue Umsatzsteuerrecht führt unweigerlich dazu, dass die Anzahl steuerrechtlich relevanter Fallkonstellationen zunehmen wird. Die Menge und die Komplexität der Sachverhalte erhöhen für die Verwaltungsleitung sowie für den Fachdienst Finanzen die Anforderungen in Bezug auf die Kontrolle und die Übersichtlichkeit der Geschäftsvorfälle und führt zu der Erkenntnis, dass bußgeld- oder strafbewehrte Handlungen in der gesamten Organisation verhindert bzw. rechtzeitig entdeckt und korrigiert werden müssen.

Zur fristgerechten Umsetzung des neuen Umsatzsteuerrechtes zum 01.01.2023 besteht im Fachdienst Finanzen ein Projektteam, welches von einem externen Steuerberater unterstützt wird. Im Mittelpunkt der vorbereitenden Arbeiten steht das Handbuch „Tax Compliance Management System“ (TCMS) inklusive Risikomatrix und Checklisten, welches als Anlage beigefügt ist. Der Begriff Tax Compliance bezeichnet im steuerrechtlichen Umfeld die Installation und aktuelle Pflege eines Systems zur Einhaltung steuerlicher Gesetze und Vorgaben der Finanzverwaltung. In einer Welt mit verschärften rechtlichen Rahmen-bedingungen, vielfältigen Gesetzesänderungen (z.B. § 2b UStG), steigenden Dokumentations- und Transparenzpflichten sowie zunehmend restriktiverer Handhabung durch die Finanzverwaltung ist der Kreis bestrebt, seinen steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß nachzukommen. Der Prozess der Einrichtung und Anwendung erfordert zwar einigen Aufwand in der Installation und Pflege, ermöglicht aber auch Bußgeldrisiken, ineffiziente Abläufe, unerwartete Steuernachzahlungen, Haftungsrisiken und nicht materielle Risiken (Reputationsschäden gegenüber den Finanzämtern oder Imageschäden für die Kreisverwaltung) zu reduzieren oder abzuwenden.

Das etablierte TCMS soll ausgehend von der Leitungsebene durch die gesamte Kreisverwaltung kommuniziert und gelebt werden. Das hat zur Folge, dass das TCMS nicht als eine Vorgabe, sondern vielmehr als eine Unternehmenskultur zu verstehen ist, in der eine stetige Rechtskonformität ein übergeordnetes Ziel darstellt. Um diese Unternehmens-kultur auch in steuerrechtlichen Angelegenheiten zu implementieren, wird das TCMS allen darin involvierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bis zum Ende des Jahres 2022 im Rahmen von Informationsveranstaltungen und Schulungen vorgestellt sowie im Intranet verfügbar gemacht. Das Handbuch ist als Leitfaden für ein funktionierendes System zu verstehen und enthält auch Verhaltensanweisungen bei diversen steuerlich relevanten Geschäftsvorfällen. Zudem wird das korrekte Verhalten möglichst detailliert erklärt und begründet. Um das TCMS zu verinnerlichen, ist die fortwährende Kommunikation über eventuelle Anpassungen oder Verbesserungen im System von großer Bedeutung. Dazu wird es regelmäßige Schulungen geben, damit die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter permanent auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Außerdem wird das bestehende d3-Vertragsmanagementsystem ausgebaut. Bis zum 31.12.2022 sollen alle bis dahin geschlossenen noch geltenden Verträge darin von den jeweils zuständigen Organisationseinheiten erfasst und auf ihre Umsatzsteuerrelevanz überprüft werden. Ab dem 01.01.2023 gilt dies zusätzlich für neu abzuschließende Verträge.

Umsatzsteuerrechtlich relevante Sachverhalte müssen dezentral erkannt und im Rechnungs-workflow der Buchhaltungssoftware Infoma zugeordnet werden. Hierfür werden ent-sprechende Zuordnungsmöglichkeiten bereitgestellt. Die daraus folgenden Verbuchungs-schritte werden zentral von der Fachabteilung 20.1 eingerichtet und verwaltet. Über diese Zuordnung hinaus sind keine tiefer greifenden Buchungskenntnisse hinsichtlich der reinen Verbuchung von Umsatzsteuer erforderlich.

Neben dieser manuellen Zuordnung im Rahmen einer einzelnen Buchung werden – in Abhängigkeit vom Buchungsumfang – auch vordefinierte Zuordnungen über bestimmte Sachkonten oder über komplette Kostenträger vorgenommen. So wird beispielsweise bereits bei Sachkonten des Gutachterausschusses für Grundstückswerte und bei den Jagdpachten die Abrechnung der Umsatzsteuer direkt automatisch abgewickelt. Eine weitergehende manuelle Zuordnung (außer zum richtigen Sachkonto) ist dann nicht erforderlich.
Aufgrund der Vielfalt der Möglichkeiten steuerrechtlicher Sachverhalte können aber nicht alle Eventualitäten über vordefinierte Zuordnungen abgedeckt werden. In allen Einzelfällen kommt es auf die fachliche Kompetenz der Akteure an.

Um umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte frühzeitig aufzudecken, wurden nach einer ersten Bestandsaufnahme 2017 erneut 2021 die Ertragskonten des Kreises Borken zentral durch den Fachdienst Finanzen diesmal in enger Abstimmung mit dem externen Steuerberater analysiert. Mit den gewonnenen Erkenntnissen werden im Vorfeld die Fach-einheiten über entsprechende Sachlagen informiert. So ist beispielsweise in nachfolgenden Fällen grundsätzlich ab dem 01.01.2023 ergänzend das Steuerrecht anzuwenden: Verkauf von Schriften und Publikationen, kurzfristige Raumüberlassungen, Vermietungen und Verpachtungen mit Betriebsvorrichtungen, Prüfung Externer nach allg. Gebührensatzung, Kostenerstattungen am interkommunalen Bauhof sowie für Grünflächenbewirtschaftung, für Gebäudereinigung oder für Werkstattleistungen.

 

Entscheidungsalternative(n):

Nein.


Finanzielle Auswirkungen:             Ja   Nein

Höhe der finanziellen Auswirkungen:                                          nicht konkret bezifferbar

Grundsätzlich ist im Ertragsbereich nicht mit größeren ergebniswirksamen Auswirkungen zu rechnen: In den Fällen, in denen ab dem 01.01.2023 durch den Kreis Borken eine Umsatzsteuer zu erheben ist, wird diese zusätzlich zu dem Entgelt oder der Verwaltungsgebühr erhoben. Die erhaltene Umsatzsteuer wird in selber Höhe an das Finanzamt abgeführt, so dass sich jeweils nur vorübergehend die Liquidität verbessert. In der nächsten Fassung der Gebührensatzung des Kreises Borken (vgl. Sitzungsvorlage 0263/2022/KREIS) wird die Umsatzsteuerrelevanz auch ausdrücklich festgeschrieben.

Umgekehrt ist es aber auch möglich, dass sich der Kreis Borken im Aufwandsbereich ab dem 01.01.2023 in bislang nicht umsatzsteuerrelevanten Einzelfällen einer durch die Umsatzsteuer erhöhten Rechnung gegenübersehen könnte. Besteht kein Vorsteuer-abzugsrecht – was in der Regel der Fall ist –, wird der Gesamtbetrag inkl. der zusätzlichen Umsatzsteuer aufwandswirksam.

Dagegen kann es in Fällen einer neu zu erhebenden Umsatzsteuer dazu führen, dass für die mit der Dienstleistung verbundenen Aufwendungen künftig das Vorsteuerabzugsrecht gilt und der Teil der zu zahlenden Umsatzsteuer („Vorsteuer“) nicht mehr aufwandswirksam ist, sondern der erhaltenen Umsatzsteuer gegengerechnet werden kann.

Anpassung im laufenden Haushalt erforderlich:                     Ja                Nein      

Finanzierungsbeteiligung Dritter:                                            Ja                Nein      

Finanzielle Auswirkungen in Folgejahren:                              Ja                Nein      

 


  


Klimafolgenabschätzung:

Klimafolgen, die sich aus dem Beschluss ergeben, sind

 nicht zu erwarten / sind nicht ersichtlich