1. Prüfgebiet: Finanzen

Feststellungen

Empfehlungen

Stellungnahme

Ermächtigungsübertragungen

F 1:

Der Kreis Borken überträgt regelmäßig konsumtive und investive Ermächtigungen ins Folgejahr. Der dann zur Verfügung stehende Ansatz kann im investiven Bereich jedoch nur zur Hälfte auch tatsächlich in Anspruch genommen werden. Die GPA NRW sieht hier Optimierungsmöglichkeiten

E 1:

Der Kreis Borken sollte überprüfen, ob im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten ein restriktiverer Umgang bei der Genehmigung von Ermächti­gungs­­­übertragungen sinnvoll ist. Im Haushaltsplan sind investive Auszahlungen ein­schließlich der Ermächtigungs-übertragungen nur dann zu veranschlagen, wenn sie im Planungszeitraum realistisch und zahlungswirksam zu erwarten sind.

S 1:

Der Kreis Borken hat die Ermächtigungsübertragungen in § 8 Abs. 5 der jährlichen Haushalts­satzung geregelt und vertieft diese in der jährlichen verwaltungsinternen Jahresab­schlussverfügung. Die GPA NRW bestätigt, dass diese Regelungen geeignet sind, einen Umgang mit Ermächtigungs­über­tragungen restriktiver zu gestalten.

Ermächtigungsübertragungen für Au­fwendungen (konsumtiv) werden für eine wirtschaftliche Aufgaben-erfüllung genutzt, da Aufwendungen unab­hängig vom gewillkürten Stich­tag 31.12. erforderlich sind und nicht zwangs­läufig zum Jahresende verbraucht werden müssen (sog. „Dezemberfieber“). Neuveran­schlagun­gen im Folgejahr wirken sich zudem kreisumlage­erhöhend aus. Der geringe Ansatzerhöhungsgrad bestätigt den verantwortungsvollen Umgang mit konsumtiven Ermächti­gungs­übertragungen.

Investive Auszahlungen sind in ihrer Höhe und zeitlichen Beanspruchung schwieriger zu planen. Ermächti­gungs­übertragungen in diesem Bereich fallen daher trotz realistischer Betrachtung des Umsetzungs­zeitraums bei der Erstver­anschlagung höher aus. Investive Auszahlungen wirken sich aber nicht unmittelbar auf das Jahresergebnis aus. Im Rahmen eines intensiveren Bauinvestitions­controllings werden die investiven Ermächtigungs­über­tragungen künftig noch stärker in den Blick genommen.

Ermächtigungsübertragungen müs­sen verwaltungsintern in jedem Einzel­fall begründet sein. Durch eine detaillierte Darstellung der einzelnen Ermächtigungsübertagungen und ihre Auswirkungen auf das Folgejahr („verfügt, nicht benötigt oder ins Folgejahr übertragen“) im Jahres-abschluss sowie unterjährige Infor­mation über die Haushalts­ab­wicklung in den Controlling­berichten ist die erforderliche Trans­parenz gewähr­leistet.

Fördermittelmanagement

F 2:

Die Fördermittelakquise erfolgt beim Kreis Borken überwiegend dezentral in den Fachbereichen. Der erzielte hohe Dritt­finanzierungsanteil an Investitionen trägt spürbar zur Haushalts­entlastung bei und deutet auf eine gut funktionierende Fördermittel­akquise hin

E 2:

Der Kreis Borken sollte die Fördermittelakquise noch präziser ausgestalten. Bei der Planung von Unterhaltungs- und Investitions­maßnahmen sollte standardisiert eine Förderung geprüft werden. 

S 2:

Die GPA NRW bestätigt eine grundsätzlich gut funktionierende dezentrale Fördermittelakquise. Folgende standardmäßige Checks der Fördermittelakquise sind bereits eingerichtet:          
- Bei Sitzungsvorlagen für die politischen Gremien ist generell die „Finanzbeteiligung Dritter“ zu beantworten.
- In der verwaltungsinternen Vergabedokumentation ist generell die Frage der Fördermittel zu beantworten.

Im Rahmen der Anleitung zur Fördermitteldatenbank werden zu­sätz­liche Hinweise zur Förder­mittel­akquise vor allem auch bei Unter­haltungs- und Investitionsmaß­nahmen gegeben.

F 3:

Beim Kreis Borken überwachen die für das Fördervorhaben zustän­digen Fachbereiche die Einhaltung der Förderauflagen. Aufgrund der dezentralen Struktur des Förder­mittelmanagements kann eine zentrale Datei bzw. eine Förder­datenbank wichtige Vorteile bieten.

E 3:

Die GPA NRW empfiehlt, auf Grundlage der bereits in der Verwaltung eingesetzten Doku­menten-Software den Aufbau einer entsprechenden Förder­datenbank zu überprüfen.

S 3:

Eine Fördermitteldatenbank ist technisch seit Anfang 2023 eingerichtet. Eine verwaltungsinterne Anleitung mit Hinweisen zum Fördermittelmanagement ist in Arbeit.

2. Prüfgebiet: Tax Compliance Managementsystem (TCMS)

Feststellungen

Empfehlungen

Stellungnahme

F 1:

Der Kreis Borken beabsichtigt, das TCMS laufend zu überwachen und zu verbessern. Kontrollen sind teilweise konkret geplant.

E 1:

Der Kreis Borken sollte die Kontrollprozesse zum TCMS ausweiten. Er sollte möglichst konkrete Kontrollprozesse fest­legen, z.B. in einem verbindlichen Kontrollplan.

S.1:

Die bereits im Einsatz befindlichen oder noch vorzusehenden Kontrollprozesse werden standardisiert, im TCMS-Handbuch im Kapitel 10 verbindlich fest­gehalten und im Rahmen der jährlichen Revision fortgeschrieben.

3. Prüfgebiet IT

Feststellungen

Empfehlungen

Stellungnahme

Inhalte, Ziele und Methodik

F 1:

Der Kreis Borken erfüllt die gesetzlichen Anforderung aus dem EGovG NRW. Die Um­setzungsplanung zum OZG ist nicht hinreichend beschrieben. Am Ausbau der Online-Leistungen arbeitet der Kreis bereits seit Jahren.

E 1:

Der Kreis Borken sollte weiterhin konsequent darauf hinarbeiten, für mehr Verwaltungsleistungen struk­turierte Datensätze zu erhalten. Zudem sollte er eine OZG-Roadmap erstellen, in der eine Ressourcen­schätzung zur Um­setzung inkludiert ist.

S 1:

Der Ausbau der Online-Leistungen wird weiter vorangetrieben mit dem Ziel, möglichst viele strukturierte Datensätze zu erhalten, die automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Die strategische Ausrichtung und agile Herangehensweise der Kreis­­­verwaltung wird von der GPA NRW im Bericht sehr positiv, auch im kommunalen Vergleich, hervor­gehoben. Maßnahmen zur Förde­rung des E-Governments, der medien­bruchfreien Kommunikation und der Automatisierung digitaler Prozesse sind Teil der Strategie zur digitalen Transformation und ent­sprechen gleichzeitig der Zielsetzung des OZG. Eine OZG-Roadmap ist entsprechend Bestandteil des Konzepts zur digitalen Trans­formation und wird jeweils aktualisiert mit einer Ressourcen­einschätzung hinterlegt.

F 2:

Das Prozessmanagement des Kreises Borken ist gut ausgeprägt und aktiv in der Ver­waltungsdigitalisierung einge­bunden. Gegenwärtig fehlt es noch an einem systematischen Vorgehen, um den Ansprüchen der digitalen Transformation in vollem Umfang gerecht werden zu können.

E 2:

Der Kreis Borken hat im Rahmen seiner Digitalisierungsbemühungen bereits ein gut funktionierendes Prozessmanagement etabliert, sollte aber seine Bemühungen für ein systematisches Prozess­mana­gement weiterverfolgen. Hierzu sollte er zunächst strategischen Vorgaben definieren. Auf dieser Grundlage sollte er seine Verwaltungsprozesse identifizieren, priorisieren und den Personalbedarf für ein systematisches Prozess­management bemessen.

S 2:

Aktuell wird das Prozess­management als Werkzeug u.a. für verschiedene Digitalisierungs­prozesse, Geschäfts­prozess­optimierungen und Prüfungen gezielt eingesetzt. Gleichzeitig wird über die Prozess­manage­ment­software Picture das haus­weite Verzeichnis der Verarbei­tungs­­tätigkeiten gepflegt. Aufgrund des enormen Personalaufwandes erfolgte bisher die Aufnahme der Verwaltungs­­prozesse entschei­dungs- und nutzerorientiert. Das Vorgehen gilt es zukünftig unter Beachtung der Personal­kapazitäten anhand definierter strategischer Vorgaben systematisch auszubauen.

F 3:

Die Rahmenbedingungen für die örtliche Rechnungsprüfung des Kreises Borken sichern die notwendigen örtlichen IT-Prüf­handlungen gut ab.

E 3:

Der Kreis Borken sollte seine örtliche IT-Prüfung weiter stärken und das gute Niveau durch Personal­ressourcen und fachliche Quali­fikationen sichern und ausbauen.

S 3:

Das gute Niveau gilt es entsprechend der Empfehlung auch in Zukunft weiter zu sichern.

4. Prüfgebiet: Hilfe zur Erziehung

Feststellungen

Empfehlungen

Stellungnahme

Organisation und Steuerung

F 1:

Im Fachbereich Jugend und Familie ist ein Finanzcontrolling mit einem Berichtswesen vorhanden. Das Berichtswesen enthält Kennzahlen und Zielwerte. Im Haushalt des Kreises sind in den Teilprodukten der HzE zu den Zielen keine entsprechenden Kennzahlen dar­gestellt.

E 1:

Der Kreis Borken sollte im Produkthaushalt zu den Zielen der HzE auch die entsprechenden Kennzahlen darstellen und fortschreiben Dazu gehören auch Kennzahlen aus dem Fach­controlling zum Beispiel zur Darstellung sozialpolitischer Ziele.

S 1.

Die derzeit bei den Hilfen zur Erziehung im Produkthaushalt aufgeführten Kennzahlen fokussieren die Entwicklung der absoluten Hilfezahl sowie deren finanziellen Auswirkungen. Die Aufnahme von Kennzahlen aus dem Fachcontrolling wird ange­strebt.

F 2:

Der Fachbereich Jugend und Familie hat bereits ein gutes Fachcontrolling installiert. Dabei sind Fach- und Finanzcontrolling gut miteinander vernetzt. Im Berichtswesen werden die Auswertungen bislang noch nicht zusammengefasst.

E 2:

Auch Auswertungen des Fachcontrollings sollten in dem regelmäßigen Berichtswesen zu­sammengefasst werden. Zur Unterstützung der Steuerung sollten die Auswertungen der Fachleistungsstunden bei den ambulanten Hilfen um die tatsächlich abgerufenen Fach­leistungs­stunden erweitert werden.

S 2:

Die Aufnahme von Kennzahlen aus dem Fachcontrolling wie z.B. die durchschnittliche Laufzeit ambu­lanter Hilfen in das Berichtswesen ist bereits erfolgt.

Die Aufnahme der tatsächlich abgerufenen Fach­leistungs­­stunden lässt sich derzeit nicht bzw. nur unter unverhältnismäßigem Mehr­aufwand umsetzen. Im Rahmen der Einführung einer Nachfolgesoftware für das derzeitige Fachverfahren der Jugendhilfe wird die technische Erfassung avisiert.

Verfahrensstandards

F 3:

Der Kreis Borken hat für den Arbeitsbereich der HzE die Prozesse, Abläufe und Standards verbindlich in Arbeitsanweisungen geregelt. Die elektronische Akten­führung steht kurz vor der Einführung. Die Jugendhilfe­software weist nach Aussagen des Fachbereichs Schwächen auf.

E 3:

Die neue Jugendhilfesoftware sollte durch den Planungs- und Hilfeprozess führen. Dabei sollten Schritte der Plausibilitätsprüfung eingebaut sein. Um Medienbrüche zu vermeiden sollten neben den Verfahrensstandards des Fach­bereiches auch umfangreiche Aus­wertungen aus der Software möglich sein.

S 3:

In den Sozialen Diensten sowie der Wirtschaftlichen Jugendhilfe des Kreisjugendamtes wurde die gemeinsame eAkte zum 01.02.2023 eingeführt.

Der Anforderungskatalog einer neuen Jugendhilfesoftware sieht entsprechend der Empfehlung vor, dass

-       inkl. Plausibilitätsprüfung

-       durch den Planungs- und Hilfeprozess geführt wird und

-       Auswertungen aus der Software möglich sind.

Personaleinsatz

F 4:

Die WJ des Kreises Borken ist auskömmlich ausgestattet. Die Zahl der Hilfeplanfälle je Vollzeit-Stelle liegt unter dem Richtwert der GPA NRW.

E 4:

Auch unter Berücksichtigung der SGB VIII-Reform und der Ein­führung der neuen Jugend­hilfe­software sollten die Standards und die Ausstattung der WJ noch einmal überprüft werden. Es sollte ein geeignetes Verfahren zur Personalbemessung genutzt werden.

S 4:

Die Empfehlung der GPA NRW wird berücksichtigt. Eine entsprechende Vereinbarung mit dem Fachdienst Organisation, Digitalisierung und IT (FD 10) war Grundlage zum Zeitpunkt der Stellenaufstockung.

Leistungsgewährung

F 5:

Der Kreis Borken hat höhere Aufwendungen für 35a SGB VIII je Hilfefall als die Vergleichskreise. Obwohl die Fallzahlen stark gestiegen sind, ist die Falldichte noch vergleichsweise niedrig. Die Eingliederungshilfe bearbeitet ein Team spezialisiert. Poollösungen sind bisher erst vereinzelt an Schulen etabliert.

E 5:

Mit Blick auf die steigenden Fallzahlen und Aufwendungen sollte das Konzept zu den Poollösungen baldmöglichst um­gesetzt werden.

S 5:

In der Praxis wird deutlich, dass die juristischen Rahmenbedingungen die Verwirklichung des Individual­rechts­anspruchs über eine schulweit budgetierte Bereitstellung von Personalkraftstunden er­schweren. Denn Basis für eine erfolgreiche Umsetzung ist die Zustimmung aller Elternteile betroffener Kinder einer Schule. Das Konzept Poollösungen soll deshalb zunächst an zwei Projekt­schulen umgesetzt werden. Das Projekt wurde im Maß­nahmen­programm 2023 erneut aufge­nommen, da eine Umsetzung auf Grund von Personalvakanzen im letzten Jahr nicht möglich war.

5. Prüfgebiet: Hilfe zur Pflege

Feststellungen

Empfehlungen

Stellungnahme

Fehlbetrag und Einflussfaktoren

F 1:

Durch den hohen Anteil an ambulanten Wohngemeinschaften sind die ambulanten Transferauf-wendungen im Kreis Borken beinahe auf Niveau der stationären Pflege. Für die hohen stationären Aufwendungen ist auch die insgesamt hohe Kostenstruktur der stationären Pflege verantwortlich. Die stationären Transferauf­wendungen könnten durch Steuerungsmaßnahmen mög­licher­weise verringert werden.

E 1:

Der Kreis Borken sollte überprüfen, inwieweit die ambulante Pflege in der eigenen Wohnung weiter gestärkt werden kann. Ein möglicher Weg könnte hierbei die Einführung der Heimnotwendigkeitsprüfung für die Pflegegrade zwei und drei sein.

S 1:

Die Prüfung der Heimnotwendigkeit wurde 2017 eingestellt. Dies, nachdem die Auswertung der Prüfungsergebnisse ergab, dass nahezu keine Personen mehr ermittelt wurden, bei denen keine Heimnotwendigkeit vorlag.

Der aktuelle Austausch mit den Münsterlandkreisen zeigt, dass einige Kreise (COE, RE, WAF) diese Prüfung bei Pflegegrad 2 nach wie vor durchführen. Sinnvoll ist sicherlich hier die Prüfung vor Heimaufnahme in der eigenen Örtlichkeit.  Eine gezielte Beratung kann nur durch Pflegefachkräfte erfolgen. Die Prüfung könnte auch dazu führen, dass die Heime bei derartigen Prüfungen gezielter Personen mit höherem Pflegebedarf aufnehmen.

Möglicherweise ergibt sich seit der Einstellung der Heimnotwendig­keitsprüfung im Jahre 2017 ein neuer Handlungsansatz. Der Fachbereich Soziales (FB 50) wird daher gemeinsam mit dem Fachbereich Gesundheit (FB 53) überlegen, wie die Prüfung der Heimnotwendigkeit bei Pflegegrad 2 durch Pflege­fachkräfte von 53 zunächst stichprobenartig umge­setzt werden kann. Eine Evaluation dieses Ansatzes ist hier zwingend vorzusehen und auch mit den Erkenntnissen der benachbarten Kreise abzugleichen.

Organisation und Personaleinsatz

F 2:

Der Kreis Borken hat nahezu alle Aufgaben mit dem Berührungs­punkt Pflege in einer Abteilung eingegliedert. Somit ist ein Austausch untereinander gewähr­leistet und Synergien können genutzt werden. Jedoch wurden aktuell noch keine Prozess­beschreibungen erstellt.

E 2:

Der Kreis Borken sollte die Prozessbeschreibungen wie geplant durchführen. Möglicherweise bestehende Optimierungs­möglich­keiten können im gleichen Zuge umgesetzt werden.

S 2:

Im Rahmen der Einführung der d3-Akte im Bereich der Pflege ist vorgesehen, alle Prozesse genau zu betrachten, zu beschreiben und mögliche Optimierungsbedarfe aus­zu­schöpfen.

F 3:

Die letzte Personalbedarfsplanung ist vor über 20 Jahren durchgeführt worden. Eine errechnete Anpassung an Fallzahlen oder Rechts­änderungen hat nicht statt­gefunden. Wie hoch der Personal­bedarf anhand der konkreten Situation im Kreis Borken ist, kann ohne Berechnung nicht festgestellt werden.

E 3:

Der Kreis Borken sollte die Stellen im Fachbereich Soziales in der Fachabteilung 50.3 wie geplant neu bemessen und regelmäßig überprüfen. Hierbei soll auch eine regelmäßige Fluktuation des Personals einbezogen werden. Für die Aufarbeitung von Rückständen durch Gesetzesanpassungen können auch temporäre Personal­aufstockungen erwogen werden.

S 3:

Im Rahmen der Einführung der d3-Akte nach Betrachtung der Prozesse wird auch die Organisation und personelle Ausstattung detailliert geprüft. Der Fachdienst Organisation, Digitali­sierung und IT (FD 10) wird hierzu eingebunden.

F 4:

In der Verteilung der Stellen zur Leistungsgewährung herrscht ein deutliches Ungleichgewicht zwischen ambulanten und stationären Hilfen zur Pflege. Gleichzeitig ist durch den Anstieg der Leistungsbezieher in ambu­lanten Wohngemeinschaften die ambulante Leistung deutlich umfang­reicher geworden.

E 4:

Der Kreis Borken sollte die Verteilung der Zuständigkeiten zwischen der ambulanten und der stationären Hilfegewährung über­prüfen.

S 4:

Im Rahmen der d3-Einführung werden die Zuständigkeiten neu geregelt.

F 5:

Der Kreis Borken hat aufgrund der veränderten Gesetzeslage die Unterhaltsheranziehung neu organisiert. Jedoch gibt es noch Optimierungspotenzial um sicher­zustellen, die möglichen Unterhalts­erträge auch zu erkennen und zu realisieren.

E 5:

Der Kreis Borken sollte ein Konzept entwickeln, wie künftig mögliche Unterhaltsansprüche in Erfahrung gebracht werden. Eine Möglichkeit wäre eine Abfrage des Berufes der Kinder im Leistungsantrag.

S 5:

Der aktuelle Austausch bei den Münsterlandkreisen hat ergeben, dass diese im Rahmen des Antragverfahrens gezielt nach den Berufen der Kinder fragen. Zum Teil erfolgt auch die Abfrage, ob Kinder ein jährliches Bruttoeinkommen von 100.000 Euro verdienen. Bei diesen Kreisen gab es keine Anmerkungen von der GPA NRW. Somit wird der Antragsvordruck um diese Punkte erweitert. Die Fälle, die in Betracht kommen, werden dann an die Fachabteilung 50.2 – Unterhalts­heranziehung zur Überprüfung und ggfls. Durchsetzung der Ansprüche abgebeben. Damit dürfte ein Konzept vorliegen. 

F 6:

Die Aufgaben der WTG-Behörde wurden in den letzten zwei Jahren vor allem durch die Corona-Pandemie erschwert. In Zukunft wird vor allem die Anpassung des WTG im Jahr 2023 eine weitere Belastung darstellen. Möglicher­weise wird hierfür eine Anpassung der Organisation und der Stellen­ausstattung notwendig.

E 6:

Die Anpassungen des WTG im Jahr 2023 bezüglich des Gewaltschutzes erhöht die Anforderungen bei den Beschäftigten. Der Kreis Borken sollte daher überprüfen, inwieweit die neue Aufgabe mit dem bestehenden Personal zu bewältigen ist.

S 6:

Mit der neuen Aufgaben­wahrnehmung und bedingt durch die Zunahme der Anzahl der zu überprüfenden Einrichtungen, ist ein zusätzlicher Stellenanteil von 0,15 VZÄ allg. Verwaltung und eine 1,0 VZÄ Heilpädagogik geschaffen worden. Ob damit alle neuen Aufgaben wahrgenommen werden können, kann erst beurteilt werden, wenn die Durchführungsverordnung zum APG bekannt wird.

Steuerung und Controlling

F 7:

Im Kreis Borken besteht prognostisch ein Bedarf an zusätzlichen stationären Pflege­plätzen. Die teilstationäre Pflegeinfrastruktur ist umfang­reicher als in vielen anderen Kreisen. Dies kann dazu beitragen, die ambulante Pflege länger zu ermöglichen.

E 7:

Der Kreis Borken sollte sich weiter bemühen, die häusliche Pflege möglichst lange durch eine unterstützende Infrastruktur zu ermöglichen. Gleichzeitig sollte er die Bestrebungen weiterverfolgen, das Angebot an stationären und vergleichbaren Einrichtungen auszubauen.

S 7:

Der Empfehlung wird - wie bislang auch - gefolgt.

F 8:

Der Fachkräftemangel in der Pflege verschärft die Problematik, ausreichend Pflegeangebote zur Verfügung zu stellen. Ein zu diesem Thema vom Kreis Borken initiierter Arbeitskreis ist aktuell nicht aktiv.

E 8:

Der Kreis Borken sollte seine Bemühungen fortsetzen, den Fachkräftemangel in der Pflege zu bekämpfen. Hierfür sollte er niedrigschwellige Informations­angebote in Zusammenarbeit mit Akteuren aus der Pflege anbieten. Sein Bemühen, die Fachkräfte über zusätzliche Angebote zu entlasten, sollte der Kreis weiterverfolgen.

S 8:

Im Rahmen der Handlungs­empfehlungen zur Pflegebedarfs­planung (verab­schiedet durch den Kreistag) wird der Kreis Borken sich weiterhin dem Thema Fachkräftemangel in Pflege/ Hauswirtschaft/ Betreuung widmen. Die Steuerungs­möglichkeiten sind hier allerdings begrenzt.

6. Prüfgebiet: Bauaufsicht

Feststellungen

Empfehlungen

Stellungnahme

Rechtmäßigkeit

F 1:

Der Kreis Borken bietet bei den von der GPA NRW betrachteten Aspekten der Rechtmäßigkeit einige Ansatzpunkte für Verbesserungen.

E 1.1:

Der Kreis Borken sollte stets den Beginn der Bauausführung dokumentieren. Diese Infor­mation benötigt er, um ein Erlöschen der Baugenehmigung gem. § 75 BauO NRW zu erkennen.

S 1.1:

In den Fällen, in denen die Bauherrschaft die nach § 74 Abs. 9 BauO NRW geforderte Baubeginn­anzeige einreicht, wird das ent­sprechende Datum in der Fach­soft­ware dokumentiert. Nur in den Fällen, in denen diese Anzeige nicht eingereicht wird, erfolgt mangels Kenntnis vom Baubeginn zwangsläufig keine Dokumentation.

Durch Auswertungen wird aber sichergestellt, dass im Rahmen einer Ortsbesichtigung die Abnahme des realisierten Bauvorhabens erfolgt bzw. bei Nichtausführung das Erlöschen der Baugenehmigung festgestellt wird. Diese Erkenntnisse werden dann in der Fachsoftware dokumentiert.

E 1.2:

Die bei der Ermessensfindung berücksichtigten Aspekte sollte der Kreis auch in der Fachsoftware dokumentieren, so kann die individuelle Abwägung der Entscheidungs-gründe/ Kriterien auch jederzeit nach­vollzogen werden.

S 1.2:

Bei vielen Ermessensentscheidungen ergeben sich die berücksichtigten Aspekte unmittelbar aus dem Abweichungs- oder Befreiungsantrag, der unmittelbarer Bestandteil der Baugenehmigung wird.

Sofern darüberhinausgehende Aspekte bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden, fertigt die Sachbearbeitung in der Regel einen entsprechenden Vermerk, der im Mediencenter der Fachsoftware abgelegt wird.

Ferner existiert in jedem Bear­beitungs­bogenabschnitt in der Fach­software ein Feld für Bemerkungen, in dem u.a. die bei Ermessens­entscheidungen berück­sichtigten Aspekte eingetragen werden können.

E 1.3:

Für die Nachforderung von Unterlagen sollte der Kreis Borken zukünftig Gebühren erheben, um den durch die Nachforderung entstehenden Mehr­aufwand auszugleichen.

S 1.3:

Diese Empfehlung der GPA NRW wurde zwischenzeitlich bereits um­gesetzt.

E 1.4:

Der Kreis Borken sollte durch eine Kennzahl überprüfen, zu welchem Anteil mit den festgesetzten Gebühren eine Aufwandsdeckung bei den Baugenehmigungen erreicht wird.

S 1.4:

Zur Ermittlung des Aufwands­deckungsgrades werden künftig im Produkt 08.01.01 „Bauaufsicht“ mit den Teilprodukten Beratung außerhalb von Verfahren, Vorbescheide, Baugenehmigungen, weitere Geneh­migungen/ Bescheinigungen, Bau­über­wachung, Stellungnahmen sowie obere Bauaufsicht, die öffentlich-rechtlichen Leistungsentgelte (Verwal­tungs­gebühren) mit den ordentlichen Aufwendungen (siehe § 2 Abs. 1 KomHVO NRW) in Bezug gesetzt und als Kennzahl „Aufwandsdeckungsgrad Bauaufsicht“ ausgewiesen.

Schnittstellen

F 2:

Die Einholung des gemeindlichen Einvernehmens erfolgt beim Kreis Borken mit Fertigung der Eingangs­bestätigung. Interne und externe Beteiligungsverfahren startet der Kreis sobald alle Unterlagen vollständig vorliegen. Die Anzahl der eingeholten Stellungnahmen ist vergleichsweise hoch.

E 2.1:

Der Kreis Borken sollte die Einholung des gemeindlichen Einvernehmens ausschließlich in digitaler Form durchführen. Durch diese Vorgehensweise kann er die Gesamtlaufzeit verringern.

S 2.1:

Sobald die Einführung des digitalen Baugenehmigungs-verfahrens soweit fortgeschritten ist, dass die Bauvorlagen digital eingereicht werden, erfolgt die Einholung des gemeindlichen Einvernehmens aus­schließlich in digitaler Form. Aktuell würde der Zeitgewinn der digitalen Beteiligung durch die zuvor notwendige Digitalisierung der Bau­vorlagen aufgezehrt.

E 2.2:

Um festzustellen, ob die Anzahl der eingeholten Stellungnahmen angemessen ist, benötigt der Kreis Borken zusätzliche Informationen. Aus diesem Grund sollte er die Anzahl der eingeholten Stellungnahmen getrennt nach externen und internen Stellungnahmen aus­werten.

S 2.2:

Über die Fachsoftware werden künftig die Beteiligungsverfahren jeder einzelnen Fachbehörde und damit auch die Anzahl ausgewertet. Auf eine Differenzierung nach externen und internen Stellungnahmen soll wegen des geringen Erkenntnisgewinns und des hohen analogen Aufwandes weiter abgesehen werden.

E 2.3:

Die Kreis Borken sollte eine Vorauswahl der zu beteiligenden Stellen treffen. Durch diese Vorgehensweise werden Res­sourcen geschont. Gleich­zeitig besteht die Möglichkeit, die Gesamtlaufzeit der Bauanträge zu verkürzen.

S 2.3:

In der Fachsoftware ist bereits eingestellt, dass in Abhängigkeit der Verfahrensart und der Lage des Baugrundstückes bestimmte Fach­behörden automatisiert hinterlegt werden.

Die abschließende Festlegung der zu beteiligenden Stellen muss dann von der Sachbearbeitung jeweils im Einzelfall unter Berücksichtigung der mit den Fachbehörden getroffenen Rahmenvorgaben erfolgen.

Die Information der GPA NRW, dass der Kreis Borken überdurchschnittlich viele Fachbehörden beteiligt, wurde bereits zum Anlass genommen, in einer Arbeitsgruppe die Rahmen­vorgaben für die Beteiligung der Fachbehörden kritisch zu prüfen und gegebenenfalls neue Vereinbarungen zu treffen. Die ersten Anpassungen zur Reduzierung der Verfahrenszahl wurden bereits ausgearbeitet und befinden sich in der Umsetzungs­phase.

Prozess des einfachen Baugenehmigungsverfahrens

F 3:

Der Prozess im Bau­genehmigungsverfahren ist klar strukturiert. Er bietet jedoch noch Möglichkeiten zur Verbesserung, beispielsweise durch eine konsequente Umsetzung der Rücknahmefiktion.

E 3:

Nach Eintritt der Rück­nahmefiktion gilt der Bauantrag Kraft Gesetz als zurück­genommen. Der Kreis kann zu diesem Zeitpunkt keine Fristverlängerung gewähren. Der Kreis Borken sollte seine geübte Praxis ändern und auf eine erneute Anforderung von Unterlagen verzichten.

S 3:

Die Umsetzung der Rücknahmefiktion wurde zwischenzeitlich implementiert. Im aktuellen Infobrief werden die Entwurfsverfassenden auf die gesetzlich geregelte Rücknahmefiktion und deren Konsequenzen hinge­wiesen.

Digitalisierung

F 4:

Mit der Nutzung einer neuen Version der eingesetzten Fach­software wird zukünftig auch eine Anbindung an das Bauportal des Landes NRW möglich werden. Dies unterstützt die aktuellen Bestrebungen des Kreises Borken, die Baugenehmigungsverfahren vollumfänglich zu digitalisieren.

E 4.1:

Alle in Papierform eingereichten Anträge und Antragsunterlagen sollten zu einem möglichst frühen Zeitpunkt eingescannt werden, um bereits im laufenden Verfahren zügig auf vorhandene Unterlagen zurückgreifen zu können. Zudem kann so die spätere elektronische Archivierung beschleunigt werden.

S 4.1:

Die Anbindung an das Bauportal ist zwischenzeitlich bereits erfolgt. Da die vom Land NRW angekündigte Kommunikationsplattform für den Austausch digitaler Bauvorlagen nicht termingerecht bereitgestellt wurde, ist eine digitale Abwicklung der Verfahren über diese für den Ablauf erforderliche Software noch nicht möglich. Von der Anschaffung einer alternativen, Kosten auslösenden Software wurde in Abstimmung mit den vier weiteren Unteren Bauaufsichtsbehörden im Kreis Borken bisher abgesehen.

Sobald diese Plattform des Landesprojekts bereitgestellt wird, werden die Entwurfsverfassenden informiert und angehalten, die von ihnen digital erstellten Bauvorlagen direkt digital hochzuladen. Bei dieser Vorgehensweise entfallen für die Entwurfsverfassenden die Kosten für den Ausdruck der Bauvorlagen und beim Kreis Borken der Arbeitszeitaufwand für den Scan der Bauvorlagen. Die in der Folge noch analog eingehenden Bauanträge werden beim Kreis eingescannt und digital weiterbearbeitet.

In der Übergangszeit werden die Bauakten bisher erst nach Abschluss des Antragsverfahrens vollständig von einem externen Dienstleister gescannt. Mit dieser Übergangslösung ist sichergestellt, dass zukünftig die genehmigten Bauakten vollständig digital zur Verfügung stehen, keine Verzögerungen durch den Scan von Bauvorlagen eintreten und kein Personal für die Bedienung des Scanners aus der Bauantrags­bearbeitung abgezogen wird.

E 4.2:

Der Kreis Borken sollte der Sachbearbeitung eine medien­bruchfreie digitale Bearbeitung technisch ermöglichen. Eine digitale Akte bietet schnellere Zugriffs­möglichkeiten auf Infor­mationen für die beteiligten Parteien und kann so nicht nur den Aufwand der Parallel-Bearbeitung für den Kreis reduzieren, sondern auch den Informations-Service für alle Beteiligten verbessern.

S 4.2:

Wie beim vorhergehenden Punkt 4.1 bereits dargelegt, ist unmittelbar nach der angekündigten Bereitstellung der Kommunikationsplattform vom Land NRW eine Anbindung an die Fachsoftware und die Einführung der medienbruchfreien digitalen Be­arbeitung vorgesehen.

Personaleinsatz

F 5:

Im Vergleichsjahr 2020 stand der Bauaufsicht mehr Personal zur Bearbeitung der neuen Fall­eingänge zur Verfügung als bei den meisten anderen Kreisen. Der Kreis setzt durch die Vorhaltung eines Fallmanagers und eine ausführliche Bauberatung bewusst mehr Personal in der Bauaufsicht ein.

E 5:

Der Kreis Borken sollte insbesondere den Bestand der unerledigten Bauanträge zum 01. Januar beobachten und die Aufgabenverteilung bei einer steigenden Tendenz anpassen, damit die Fälle abgearbeitet und Überlastungen vermieden werden können.

S 5:

Die Anzahl der offenen Verfahren wird quartalsweise ausgewertet und bei Bedarf (z.B. bei Arbeitsmengen-schwankungen oder Personal­ausfällen) erfolgt eine Umverteilung.

Bauberatung

F 6:

Der Kreis Borken legt großen Wert auf eine umfangreiche und verlässliche Beratung der Bauantragstellenden. Die Bau­beratung stellt Bauinteressenten Vorabinformationen – auch digital – zur Verfügung. Die Anzahl der unvollständig eingereichten Anträge ist dennoch hoch.

E 6:

Die Bauaufsicht des Kreises Borken sollte die Gründe für den hohen Anteil unvollständig eingegangener Bauanträge analysieren. Ziel sollte eine höhere Quote an vollständig eingereichten Bauanträgen und die Vermeidung von Bau­anträgen ohne Erfolgsaussicht sein.

S 6:

Die vergleichsweise sehr geringen Anteile der zurückgenommenen und abgelehnten Anträge zeigen, dass die Bauberatung im Vorfeld der Antragseinreichung erfolgreich ist. Es werden kaum Anträge ohne Erfolgsaussicht eingereicht.

Obwohl der Fachbereich 63 im Rahmen dieser Vorberatungen, sowie durch Newsletter/Infobriefe und Informationsangebote auf der Internetseite auch hinsichtlich der erforderlichen Bauvorlagen um­fassend informiert, liegt der Anteil der unvollständig eingereichten Bau­anträge zwar unter dem Durchschnitt, ist aber nicht zufriedenstellend.

Durch Beratung/Informationsangebote und die Anwendung der Rück­nahmefiktion wird zukünftig eine Verbesserung dieser Quote erwartet.

Dauer der Genehmigungsverfahren

F 7:

Die durchschnittliche Gesamt­laufzeit für das einfache und das normale Baugenehmigungs­verfahren liegt im Kreis Borken über der Orientierungsgröße der GPA NRW.

E 7:

Der Kreis Borken sollte die in dieser Prüfung festgestellten Ursachen für die langen Gesamtlaufzeiten abstellen, damit zukünftig eine zügige Bearbeitung der Bauanträge erfolgen kann und zeitgleich die Beschäftigten entlastet werden.

S 7:

Die durchschnittliche Bearbeitungszeit ab Vollständigkeit der Antrags­unterlagen ist vergleichsweise sehr kurz (unterhalb des ersten Viertelwertes). Die überdurch­schnitt­liche Gesamtlaufzeit ist daher auf die Zeit für die Vervollständigung der Antragsunterlagen zurück­zuführen.

Wie bereits unter der vorgenannten S 6 erläutert, sollen Antragstellende und Entwurfsverfassende durch Bera­tungs-/Informationsangebote und die Anwendung der Rücknahmefiktion zur Einreichung vollständiger Antrags­unterlagen bzw. zur schnelleren Nachreichung fehlender Bauvorlagen angehalten werden.

Transparenz und Steuerung

F 8:

Der Kreis Borken hat für die Bauaufsicht verbindliche Ziele festgelegt. Aussagekräftiger Kenn­zahlen - die geeignet sind, den Grad der Zielerreichung zu dokumentieren - werden noch nicht durchgängig gebildet.

E 8:

Der Kreis Borken sollte die Einhaltung der festgelegten Qualitätsstandards und Zielwerte schriftlich mittels Kennzahlen regelmäßig überprüfen. Die daraus gewonnenen Erkennt­nisse können für notwendige Steuerungsmaßnahmen genutzt werden. Dazu sollten mindestens die im Rahmen dieser Prüfung ermittelten Kennzahlen fort­geschrieben werden.

S 8:

Beim Fachbereich 63 existiert bereits ein Controlling, das u.a. die quartals­weise Auswertung einer umfang­reichen Kennzahlenübersicht bein­haltet.

Diese Kennzahlen wurden in der Vergangenheit im Rahmen von interkommunalen Leistungs­vergleichen, Servicegarantien, dem Gütezeichen mittelstandsorientierte Verwaltung bzw. den mit der Politik abgestimmten Kennzahlen im Haushaltsplan festgelegt und seit Jahren fortgeschrieben.

Da mit den vorhandenen Kennzahlen positive Erfahrungen gesammelt wurden und Vergleiche über längere Zeiträume möglich sind, sollen diese Kennzahlen auch zukünftig erfasst werden.

Die im Rahmen dieser Prüfung ermittelten Kennzahlen werden bisher überwiegend nur auf Produktebene ermittelt. Der Aufwand und Nutzen für die Erfassung dieser Daten auf Teilproduktebene wird überprüft.

7. Prüfgebiet: Vergabewesen

Feststellungen

Empfehlungen

Stellungnahme

Organisation des Vergabewesens

F 1:

Das Vergabewesen des Kreises Borken ist gut organisiert. In seiner Vergabegeschäfts­anweisung hat der Kreis alle notwendigen Regelungen getroffen und die Zuständig­keiten und Aufgaben klar formuliert. Die getroffenen Regelungen sind gut geeignet, die rechtssichere Durchführung der Vergabeverfahren zu gewährleisten. Die GPA NRW sieht noch geringfügiges Optimierungspotential.

E 1.1:

Der Kreis Borken sollte die bestehenden Regelungen der Vergabegeschäftsanweisung hin­sichtlich der Beteiligung auswärtiger Unternehmen und der Binnenmarkt­relevanz ergänzen. Damit wird eine höhere Rechtssicherheit erreicht und das Rückforderungsrisiko bei der Inanspruchnahme von Fördermitteln gesenkt.

S 1.1:

Die Regelungen werden in der nächsten Überarbeitung der Geschäfts­anweisung (GA) Vergaben ergänzt

E 1.2:

Der Kreis Borken sollte in der Vergabegeschäftsanweisung zusätzlich die Voraussetzungen für die Zulässigkeit von Auftrags­änderungen bei Bauleistungen im Unterschwellen-bereich aufnehmen. Zudem sollte der Kreis einen Hinweis aufnehmen, dass die Auftragsänderung von Bauleistungen im Unterschwellenbereich nur zulässig ist, wenn sie zur Ausführung des vergebenen Hauptauftrages erforderlich ist. Dadurch erhalten die Beschäftigten mehr Handlungs­sicherheit im Umgang mit Auftragsänderungen.

S 1.2:

Die Regelungen werden in der nächsten Überarbeitung der GA Vergaben ergänzt

E 1.3:

Der Kreis Borken sollte die ausgehenden Mitteilungen aus korruptionspräventiven Gründen in anonymer Form an die Bieter weiterleiten. Damit gewährleistet der Kreis Borken zudem eine vollständige Dokumentation der Bieterkommunikation.

S.1.3:

Die am Vergabeverfahren beteiligten Stellen sind darauf hingewiesen worden, Bieteranfragen nur noch in anonymisierter Form zu beantworten.

Allgemeine Korruptionsprävention

F 2:

Der Kreis Borken erfüllt die Vorgaben des Korruptions­bekämpfungsgesetzes. Die GPA NRW sieht nur noch geringe Optimierungsmöglichkeiten.

E 2.1:

Der Kreis Borken sollte die Einführung eines Hinweis­gebersystems und die Einrichtung eines vertraulichen Workflows entsprechend den bevorstehenden rechtlichen Vorgaben vorbereiten.

S. 2.1:

Die Regelungen werden in der nächsten Überarbeitung der GA Korruptionsprävention ergänzt.

E 2.2:

Der Kreis Borken sollte die Zuständigkeiten für die Veröffent­lichungen nach §§ 7 und 8 KorruptionsbG in seine Dienst­anweisung aufnehmen.

S. 2.2:

Die Regelungen werden in der nächsten Überarbeitung der GA Korruptionsprävention ergänzt.

Sponsoring

F 3:

Der Kreis Borken nutzt nur selten Sponsoring als Finanzierungsquelle. Detaillierte Regelungen zum Sponsoring hat er getroffen. Einzelne Regelungen sollten noch ergänzt werden.

E 3:

Der Kreis Borken sollte die bestehenden Regelungen zum Sponsoring um Vorgaben zur zeitlichen Befristung von Sponsoring­verträgen, zur Begren­zung von Haftungsrisiken und zur Übertragung von Nebenkosten als Kostenrisiko auf den Sponsoring­geber ergänzen.

S 3:

Die Regelungen werden in der nächsten Überarbeitung der Verfahrens­anweisungen zum Sponsoring ergänzt.

Bauinvestitionscontrolling

F 4:

Der Kreis Borken hat wesentliche Elemente eines systematischen Bauinvestitions­controllings bereits eingeführt. Im Hochbaubereich sind Regelungen für das Bau­investitionscontrolling festge­schrieben. Für den Straßenbau­bereich sieht die GPA NRW noch Optimierungsmöglich­keiten.

E 4:

Der Kreis Borken sollte auch für seine bedeutsamen Straßenbau­projekte eine Projektverantwortung wie im Hochbaubereich festlegen. Dies könnte sich positiv auf die Steuerung der Herstellungsprozesse und die Erreichung der definierten Ziele auswirken.

S 4:

Die Empfehlung wird mit der Ausführung des Haushalts 2023 umgesetzt.

Nachtragswesen

F 5:

Der Kreis Borken weist im interkommunalen Vergleich leicht überdurchschnittliche Ab­weichun­gen der Abrechnungs­summen zu den Auftragswerten auf.

E 5:

Der Kreis Borken sollte die Ursachen für die Abweichungen analysieren. Zusätzlich sollte der Kreis die Kennzahl „Abweichung der Abrechnungssumme zu Auftrags­wert“ fortschreiben und beobachten.

S 5:

Als Grundlage zur systematischen Entwicklung der Kennzahl soll in der Buchungssoftware die Vorgabe einer Auftragsnummer eingeführt werden. Im Übrigen siehe S 6.

F 6:

Der Kreis Borken hat Regelungen zur Erteilung von Nachtragsaufträgen sowie zur Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung und der Zentralen Vergabestelle bei Nachträgen in der Vergabe­dienstanweisung getroffen. Damit unterstützt er eine rechtssichere Abwicklung von Vertragsänderungen. Ein zentrales Nachtragsmanagement ist in Borken bislang nicht eingerichtet.

E 6:

Der Kreis Borken sollte ein zentrales Nachtragsmanagement einrichten. Dazu gehört nach Ansicht der GPA NRW auch eine zentrale und systematische Auswertung der Nachträge hinsichtlich Ursache, Höhe und beteiligter Unternehmen.

S 6:

Die Ursachen für Nachträge sind im Bauwesen hinlänglich bekannt. Es sind ganz überwiegend:

·         Unvollständige Leistungsverzeichnisse

·         Änderungswünsche während der Bauausführung

·         Zusatzleistungen bei Sanierungen im Bestand

·         „Nachtragsjäger“ als Auftragnehmer

Unvollständige Leistungsver­zeich­nisse hängen immer von der Qualität der Erarbeitung ab. Bei öffentlich zu vergebenden Planungsaufträgen kann die Qualität der Erarbeitung von Leistungsverzeichnissen durch die zu beauftragenden Büros nur bedingt vorab eingeschätzt werden. Umgekehrt steht eine vollständige Kontrolle der erstellten Leistungs­verzeichnisse einer wirtschaftlichen Handlungsweise entgegen, da genau für die Erstellung der Verzeichnisse ja das Büro beauftragt und bezahlt wird. Abgesehen davon, dass in der Regel auch die personellen Ressourcen dafür fehlen. In der Summe ist aber auch davon auszugehen, dass der Schaden durch unwirtschaftliche Nachträge geringer sein wird als der Aufwand diesen zu vermeiden. Hierbei ist insbesondere zu beachten, dass nicht die Nachtragsleistung als solches den Schaden darstellt, da diese ja in jedem Fall hätte erbracht werden müssen, sondern nur der möglicherweise höhere Preis, da die Leistung nicht von Beginn an im Leistungswettbewerb angeboten wurde.

Soweit Änderungswünsche zu Nachträgen führen, liegen sie immer in der Hand der Bauherren und können von dort gesteuert werden.

Zusatzleistungen bei Bauen im Bestand sind der Klassiker für Nachträge im Bauwesen. Sie lassen sich – wenn überhaupt – nur vermeiden, indem sehr umfangreiche Vorabuntersuchungen der Bausub­stanz erfolgen. In der Regel sind diese aber aufwändiger und teurer als der Schaden durch unwirt­schaftliche Nachträge (s.o.).

Firmen, die als „Nachtragsjäger“ bekannt sind, weil sie durch ein entsprechend günstiges Erstangebot an den Auftrag gelangen und dann versuchen, über Nachträge eine auskömmliche Auftragserledigung zu erzielen, können im öffentlichen Auftragswesen nur bedingt an der Auftragsübernahme gehindert werden. Möglichkeiten bestehen hier nur in der Prüfung des Erstangebotes auf Auskömmlichkeit. Insoweit bleibt diese Vorgehensweise wettbewerbs­rechtlich bedauernswert, ist aber systemimmanent.

Darüber hinaus ist der wirtschaftliche Schaden allerdings in der Regel gering. Der Mehrpreis liegt regel­mäßig nicht oder nur sehr gering über dem Mehrpreis, den die günstigste mindestbietende Firma, die kein „Nachtragsjäger“ ist, geboten hat.

Auftragsabweichungen finden beim Kreis Borken nahezu ausschließlich bei der Ausführung von Bauaufträgen statt. Diese wiederum werden fast vollständig durch den Betrieb 81 abgewickelt. Dort werden im Sinne eines zentralen Nachtragsmanage­ments regelmäßige Nachschauen bei der Auftragsabwicklung hinsichtlich der Nachträge - wie bislang auftrags­bezogen - erfolgen.

Maßnahmenbetrachtung

F 7:

Die Betrachtung einzelner abgeschlossener Maßnahmen zeigt, dass der Kreis Borken seine Vergabeverfahren weit­gehend gesetzeskonform durchführt. Verbesserungs­potenzial besteht bei der Durchführung und Doku­mentation der Vergabeverfahren.

E 7.1:

Der Kreis Borken sollte bei der Aufstellung der Vergabeunterlagen darauf achten, dass weder direkt noch indirekt Rückschlüsse auf beteiligte Dritte gezogen werden können. Damit erschwert der Kreis wettbewerbswidrige Absprachen und beugt Korruption vor. Zudem schafft der Kreis Borken damit die Voraussetzungen für eine voll­ständige Dokumentation der Bieterkommunikation.

S 7.1:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.2:

Der Kreis Borken sollte Angebote von Unternehmen, die der Nach­for­derung von Unterlagen nicht nach­kommen, entsprechend den ver­gabe­rechtlichen Vorgaben aus­schließen.

S 7.2:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.3:

Der Kreis Borken sollte die Unterrichtung der unterlegenen Bieter entsprechend den vergabe­rechtlichen Vorgaben abgestuft durchführen.

S 7.3:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.4:

Der Kreis Borken sollte die Prüfungen und Feststellungen be­züg­lich der Zulässigkeit der Vergabe eines Nachtrages dokumentieren. Zu­dem sollte der Kreis die Ein­hal­tung der Informationspflichten proto­kol­lieren. Damit wird eine höhere Rechts­sicherheit erreicht und gleich­zeitig dient die Einhaltung der Rege­lungen der Korruptions­prävention.

S 7.4:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.5:

Der Kreis Borken sollte darauf achten, dass er auch die Mängel­beseitigung schriftlich bei dem entsprechenden Vorgang festhält

S 7.5:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.6:

Der Kreis Borken sollte vor Neuausschreibung desselben Vergabe­gegenstandes regelmäßig die Aufhebung des ursprünglichen Verfahrens durchführen und dokumentieren.

S 7.6:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.7:

Der Kreis Borken sollte die Entscheidungen zur Festlegung des endgültigen Bieterkreises im jeweiligen Vergabeverfahren dokumentieren.

S 7.7:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.8:

Der Kreis Borken sollte bei der Prüfung der Angemessenheit der Preise neben dem Preisabstand zwischen dem preisgünstigsten und dem zweitgünstigsten Bieter auch die Abweichung der Angebots­summe von der Kostenschätzung einbeziehen und dokumentieren. Zudem sollte er die Feststellung der Angemessenheit der Preise auch bezogen auf stark abweichende Einzelpreise dokumentieren.

S 7.8:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.9:

Der Kreis Borken sollte regelmäßig nach Zuschlagserteilung die gem. § 20 Abs. 3 VOB/A vorgeschriebene ex-post-Veröffentlichung durchführen und dokumentieren.

S 7.9:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.10:

Der Kreis Borken sollte das Absageschreiben an die nicht erstplatzierten Bieter der engeren Wahl erst mit der Zuschlagserteilung an den Bestbieter versenden. Damit erreicht er, dass bei einem Ausfall des vermeintlichen Bestbieters die Bieter der engeren Wahl an ihr Angebot gebunden bleiben.

S 7.10:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.11:

Der Kreis Borken sollte vor Zuschlagserteilung für den Bieter, dem der Auftrag erteilt werden soll, die vorgeschriebene Gewerbe­zentral­registerauskunft einholen und prüfen. Damit kann der Kreis die Einhaltung von bestehenden Ausschluss­regelungen bezüglich der Teilnahme am Wettbewerb um öffentliche Aufträge (z. B. des Arbeitnehmerentsendegesetzes) gewährleisten.

S 7.11:

Die Anmerkung hat sich durch die Einführung des neuen Wettbewerbs­registers überholt. Die Auskünfte dort werden regelmäßig eingeholt.

E 7.12:

Der Kreis Borken sollte zwischen der ex-ante-Veröffentlichung und der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten eine ausreichende Warte­frist gewähren, um interes­sierten Bewerbern die Möglich­keit zu geben, ihr Interesse zu bekunden.

S 7.12:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.13:

Der Kreis Borken sollte in seinem Vergabevermerk auch das Vorab­veröffentlichungsverfahren umfassend dokumentieren.

S 7.13:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.14:

Weicht der Kreis Borken bei der Vergabe eines Auftrages vom Prüfungsergebnis der Revision ab, sollte er die Einhaltung der in der Vergabegeschäftsanweisung vorge­gebenen Dokumentations-, Informa­tions- und Zustimmungs­anforde­rungen umfassend protokol­lieren. Damit wird eine höhere Rechts­sicherheit erreicht und das Rück­forderungsrisiko bei Inan­spruch­nahme von Fördermitteln gesenkt.

S 7.14:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.15:

Der Kreis Borken sollte, sobald sich während des Vergabeverfahrens andeutet, dass die Bindefrist nicht ausreichend bemessen ist, aus Gründen der Rechtsklarheit reagieren. In diesen Fällen sollte er alle Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, auffordern, die Bindefrist angemessen zu verlängern.

S 7.15:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.16:

Der Kreis Borken sollte die Begründungen für den Verzicht auf Losbildung individuell auf die konkrete Maßnahme ausrichten.

S 7.16:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.17:

Der Kreis Borken sollte die Anzahl der Teilnehmenden am Eröffnungs­termin sowie deren Legitimation dokumentieren. Als Nachweis der Legitimationsprüfung der Bevoll­mächtigten bietet sich an, die Vollmachten dem Submissions­protokoll beizufügen.

S 7.17:

Die Empfehlung wird umgesetzt.

E 7.18:

Der Kreis Borken sollte gewährleisten, dass der Ausführung von Nachtragsleistungen eine schriftliche Beauftragung vorausgeht und die Regelungen zur Einbindung der örtlichen Rechnungsprüfung eingehalten werden. Damit wird eine einheitliche Bearbeitung und Dokumentation sichergestellt und eine höhere Rechtssicherheit erreicht. Gleichzeitig dient die Einhaltung der Regelungen der Korruptionsprävention und senkt das Rückforderungsrisiko bei Inan­spruch­nahme von Fördermitteln

S 7.18:

Die Empfehlung wird umgesetzt; im Übrigen aber s. o. zum Nachtragsmanagement (S.6).

E 7.19:

Der Kreis Borken sollte zu sämtlichen Baumaßnahmen die Leistungsbeschreibung und das Leistungsverzeichnis sorgfältig und detailliert erstellen. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, die Beauf­tragung zusätzlicher Leistungen begrenzen zu können. Zudem würde sich die Reduzierung der Zusatzleistungen positiv auf die Kennzahl „Abweichungen vom Auftragswert“ auswirken.

S 7.19:

s. o. zum Nachtragsmanagement (S.6).

Prüfgebiet: Verkehrsflächen

Feststellungen

Empfehlungen

Stellungnahme

Verkehrsflächen

F 1:

Der Kreis Borken konnte den Großteil der Flächen-, Zustands- und Finanzdaten seiner Kreisstraßen zur Verfügung stellen. Nur zu den bilanziellen Restnutzungsdauern konnte kein Flächenbezug hergestellt werden, sodass der Anlagenab­nutzungs­grad nicht flächengewichtet berechnet werden konnte.

E 1:

Um seine Datenlage für die interne Steuerung zu verbessern, sollte der Kreis Borken den flächen­gewichteten Anlagen­abnutzungs­grad regelmäßig ermitteln und auswerten. Zudem sollte er Daten aus Vorjahren nicht überschreiben, sondern für Ver­gleichs­zwecke zusätzlich speichern. Hierdurch können z. B. En­t­wicklungen beim Zustand der Verkehrs­flächen aufgezeigt werden.

S 1:

Der Kreis wird jährlich den Anlagenabnutzungsgrad der Straßen ermitteln und doku­mentieren.

F 2:

Der Kreis Borken hat Ziele und Kennzahlen für die Erhaltung der Verkehrsflächen definiert und im Haushalt im Produkt „Verkehrs­wegeerhaltung“ abgebildet. Die Zielvorgaben sind nicht im Sinne einer strategischen, langfristigen Steuerung messbar.

E 2:

Der Kreis Borken sollte prüfen, inwieweit er seine Ziele konkretisieren und um messbare Zielvorgaben und entsprechende Kennzahlen ergänzen kann. Dadurch werden Aussagen hinsichtlich der Zielerreichung möglich.

S 2:

Der Kreis wird jährlich die Zustandswerte seines Kreis­straßennetzes in Anlehnung an die Empfehlungen für das Erhaltungs­management von Innerortsstraßen (E EMI) ermitteln. Als Ziel wird ein maximaler Anteil von 10 Prozent der Kreisstraßen oberhalb des Warnwertes von 3,5 definiert.

F 3:

Der Kreis Borken hat den bilanziellen Werterhalt der Verkehrsflächen nicht sicher­stellen können. Das Verkehrs­flächen­­vermögen hat sich seit der Aufstellung der Eröffnungsbilanz (2006) bis 2020 um 22 Prozent bzw. 39 Mio. Euro reduziert.

E 3:

Der Kreis Borken sollte die bilanzanalytische Verschlechterung im Zusammenhang mit dem tat­sächlichen Zustand seines Verkehrs­flächenvermögens kritisch im Blick behalten.

S 3:

Der Kreis wird seine Ziele zum Erhalt des guten Zustandes der Straßen auch weiterhin systematisch verfolgen. Es muss ggfs. eine Korrektur/Angleichung zwischen bilanziellem und technischen Zustand erfolgen.

Straßenbegleitgrün

F 4:

Der Kreis Borken verfügt beim Straßenbegleitgrün über eine gute Datenlage. Die Steuerung der Pflege des Straßenbegleitgrüns erfolgt jedoch noch nicht über Ziele und Kennzahlen.

E 4:

Der Kreis Borken sollte eine Gesamtstrategie mit messbaren Zielen durch Kennzahlen für das Straßenbegleitgrün entwickeln.

S 4:

Der Kreis wird prüfen ob eine Strategie mit einer Zielsetzung für das Straßenbegleitgrün möglich und sinnvoll ist, da es sich um jährlich wiederkehrende Leistungen handelt.