Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die in der Sachdarstellung erläuterten Maßnahmen zur Optimierung der Finanzbuchhaltung des Kreises Borken zur Kenntnis.

 

Rechtsgrundlage:

§§ 42 und 53 KrO, § 75 GO, §§ 27 und 31 GemHVO

 

Sachdarstellung:

Rahmenbedingungen für die ersten doppischen Jahresabschlüsse

 

Mit Vorlage 0202/2005 berichtete die Verwaltung dem Kreistag in der Sitzung am 29.09.2005 über das Vorhaben, sich in den Prozess der nordrhein-westfälischen Reform des Rechnungswesens einzubringen. In dem Bericht heißt es u.a.: „Erfahrungsgemäß wird eine so weitgehende Umstellung nicht reibungslos verlaufen. Es verbleibt damit bis zum Ende der gesetzlichen Übergangsfrist ausreichend Zeit, eventuelle Mängel zu beheben. Das geht auf Grund der Komplexität der Anwendungen nur im vollständigen Echteinsatz.“ Der Kreistag nahm den Bericht zur Kenntnis und beschloss die Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzmanagement zum 01.01.2006.

 

Sehr früh konnte der Kreis Borken sich dadurch in den landesweiten Erfahrungsaustausch einbringen, was sich insbesondere auf der Kreisebene als sehr wichtig herausstellte. Es bestätigte sich aber auch die Vermutung, dass die praktische Umstellung zu Problemen führen könnte. Als besonders gravierende Punkte können benannt werden:

 

·         Die Erstellung der Eröffnungsbilanz führte mangels ausgereifter Handlungsempfehlungen des Landes in einen unerwartet tiefen Diskussionsprozess.

·         Die Abschlussarbeiten des ersten Buchungsjahres erfolgten deshalb ohne geprüfte Eröffnungsbilanzwerte.

·         Der den Buchungen zu Grunde liegende Kontenplan wurde seitens des Landes mehrfach überarbeitet.

·         In der neuen Buchungssoftware zeigten sich Mängel, die im Echtbetreib behoben werden mussten.

·         Die Schulung der mit dem Buchungsverfahren befassten Beschäftigten erfolgte im laufenden Geschäftsbetrieb.

 

Die Umstellungsprobleme hatten teilweise erhebliche Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung. Die im Jahr 2006 und teilweise auch im Jahr 2007 vorgenommenen Buchungen wurden mit Hilfe von Wirtschaftsberatungsunternehmen analysiert und soweit erforderlich und möglich korrigiert.

 

Insoweit werden sich die geschilderten Vorgänge nach Ablauf der Umstellungsphase erledigen. Allerdings ist es vor dem Hintergrund der gemachten Erfahrungen  notwendig, die buchhalterischen Abläufe zu prüfen und anzupassen, um ein allen Anforderungen gerecht werdendes Buchungswesen zu garantieren.

 

Weiterentwicklung des Rechnungswesens

 

Mit verschiedenen Beratern wurden Möglichkeiten der Optimierung der Finanzbuchhaltung des Kreises Borken erörtert.  Von Prof. Dr. Hufnagel (Fachhochschule Münster), der viele nordrhein-westfälische Kommunen bei der Umstellung auf den neuen Rechnungsstil beraten hat, wurden Empfehlungen für die Aufbauorganisation der Finanzbuchhaltung eingeholt. Tätig waren darüber hinaus die Wirtschaftsberatungsunternehmen PKF Fasselt, Schlage, Lang und Stolz (Duisburg), sowie Weinbrenner und Collegen (Borken).

 

 

 

Als wichtigste Hinweise sind zu nennen:

 

·         Die Buchhaltung im neuen doppischen Rechnungsstil verursacht höheren und anspruchsvolleren Arbeitsaufwand als im bisherigen kameralen Stil. Ein ausreichender und entsprechend fachlich qualifizierter Personalbestand muss dauerhaft gesichert sein.

·         Die Buchungsabläufe sind zu optimieren. Die bisher dezentral ausgerichtete Buchungsabwicklung sollte stärker im Fachdienst Finanzen konzentriert werden, einschließlich der Einrichtung eines Rechnungseingangsbuches. Einheiten mit starkem Buchungsaufkommen sollen weiterhin dezentral buchen. 

·         Der Fachdienst Finanzen sollte unterjährig die Richtigkeit der Abläufe stärker kontrollieren und regelmäßige Probeabschlüsse der wichtigsten Konten vornehmen.

·         Als weiteres wichtiges Kontrollinstrument sollte der Kreis unterjährig die Haushaltsabwicklung und damit die Buchungsabläufe auf der Grundlage von Kennzahlen analysieren und dafür das Controlling auf der Basis von Kennzahlen vertiefen.

·         Darüber hinaus wurde vorgeschlagen, ein Buchungshandbuch zu erstellen, in dem sämtliche Abläufe, die mit der Buchhaltung im Zusammenhang stehen, dokumentiert werden. Es ist regelmäßig zu aktualisieren.

·         Insgesamt müssen aufwändigere Arbeitsabläufe mit Blick auf größere Buchungssicherheit hingenommen werden.

 

 

Umsetzungsschritte

 

Die oben dargestellten Erkenntnisse führen zu folgenden  Konsequenzen:

 

·         Auf der Basis einer Analyse des Buchungsaufkommens und der Abläufe im Einzelnen wird geklärt, in welchem Umfang dezentral in Facheinheiten und in welchem Umfang zentral im Fachdienst Finanzen gebucht wird.

·         In Abhängigkeit davon ist die fachliche und personelle Kompetenz des Fachdienstes Finanzen  dauerhaft anzupassen.

·         Soweit Buchungsvorgänge in den Facheinheiten dezentral abgewickelt werden, muss  die Aufgabe wenigen entsprechend zu qualifizierenden Beschäftigten übertragen werden.

·         Die in den Facheinheiten mit der Vorkontierung von Belegen befassten Beschäftigten müssen über vertiefte Kenntnisse des neuen Haushaltsrechts verfügen.

·         Der Fachdienst Finanzen ermittelt den notwendigen Fortbildungsbedarf und stellt ihn durch eigene bzw. externe Schulungen sicher.

·         Über die buchhalterischen Abläufe hinaus wird entsprechend dem neuen Haushaltsrecht die kennzahlengestützte Steuerung des Kreishaushaltes  intensiviert. Die dadurch zu erreichende auch unterjährige Transparenz der Haushaltswirtschaft führt ebenfalls zu einer höheren Sicherheit des Rechnungswesens. Allerdings bedarf es hierfür entsprechender personeller Ressourcen.

 

Darüber hinaus wird die Erarbeitung eines Buchungshandbuches in Angriff genommen. Allerdings wird die Erstellung und laufende Pflege eines solchen Handbuches, das sämtliche wesentlichen Buchungsabläufe dokumentiert, bei rund 100 Produkten - und hier jeweils einer Vielzahl verschiedenartigster Vorgänge -  sehr aufwändig sein.

 

 

 

 

 

 

Entscheidungsalternative(n):

x

Ja

Nein

Wenn ja, welche ?

 

Es kann auf die Umstrukturierung verzichtet werden.

 

Nach Ansicht der Gutachter wird es dem Kreis Borken ohne die vorgeschlagenen Veränderungen nicht möglich sein, eine den Grundsätzen des Rechnungswesens entsprechende Buchführung zu sichern.

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

In Abhängigkeit von den skizzierten Festlegungen muss ein Personalmehraufwand kalkuliert werden. Jede weitere Stelle in der Finanzbuchhaltung wird einen Aufwand von ca. 73. 000 EUR und für die zentral Verbuchung von ca. 60.000 EUR verursachen (jeweils incl. Sach- und IT-Kosten)

 

In den Fachbereichen, aus denen das Buchungswesen in den Fachdienst Finanzen verlagert werden soll, entfallen jeweils nur geringe Stellenanteile. Diese wirken sich mindestens kurzfristig nicht entlastend aus.

 

Für zusätzliche Schulungen ist der Ansatz für Fortbildungen zu erhöhen (geschätzter zusätzlicher Bedarf für 2010: 30.000 EUR).

 

Die Kalkulation berücksichtigt nicht eventuell notwendige Aufwendungen für zusätzliche Softwareentwicklungen sowie für die Erstellung eines Buchungshandbuches. Nicht seriös geschätzt werden können die auf die Fortbildungszeiten entfallenden Personalaufwendungen.