Betreff
Ausweitung bzw. Umstellung auf den digitalen Sitzungsdienst
Vorlage
0079/2015
Art
Beschlussvorlage

1.      Für die Kreistagsabgeordneten sollen die Sitzungsunterlagen zum 01.01.2016 ausschließlich in digitaler Form für die o.g. mobilen Endgeräte zur Verfügung gestellt werden. Ausnahmsweise ist davon abzusehen, wenn ein rechtzeitiges Hochladen einzelner Dokumente (z.B. Tischvorlagen) nicht mehr rechtzeitig zur Sitzung erfolgen kann.

2.      Hierfür wird die Beschaffung neuer mobiler Endgeräte  – Produkt: iPad Air 2 - beschlossen.

3.      Für die private Nutzung des mobilen Endgerätes wird je Kreistagsabgeordneter und je Kreistagsabgeordnetem eine Nutzungsentschädigung i. H. v. 3,00 Euro/mtl. einbehalten und mit der mtl. Aufwandsentschädigung verrechnet.

 


Sachdarstellung:

Beim Kreis Borken werden bislang Sitzungseinladungen, -unterlagen sowie die
–niederschriften in gedruckter Form erstellt und postalisch übersandt. Parallel dazu werden die Sitzungsdokumente bereits seit Jahren je nach Öffentlichkeitsstatus im browsergestützten Kreistagsinformationssystem auf der Internetseite des Kreises Borken angeboten. Dieses Angebot wird bisher von einigen Mandatsträgern über PCs, Laptops bzw. Notebooks genutzt. Zusätzlich stellt die Kreistagsgeschäftsstelle seit dem Jahr 2013 die Mandatos-App der Firma Somacos für iPads allen Mandatsträgern zur Verfügung, die diese mit einem privaten iPad oder einem ggf. im Rahmen anderer Gremienarbeit zur Verfügung gestellten iPad (z.B. in einem Stadt-/Gemeinderat) nutzen möchten.

Den Beginn der neuen Wahlperiode ab Sommer 2014 nahmen in NRW bereits zahlreiche Gemeinden, Städte und Kreise zum Anlass, verstärkt oder gänzlich auf den digitalen Sitzungsdienst umzustellen. Um die Arbeit in den Gremien zu erleichtern, eine zügigere Bereitstellung der Sitzungsdokumente zu ermöglichen, die Arbeit zeitgemäßer zu gestalten sowie Porto- und Papierkosten einzusparen, wird auch beim Kreis Borken der digitale Sitzungsdienst weiter vorangetrieben. Dieses Vorhaben begleitet seitens des Kreistages seit Jahresende 2014 die von der Interfraktionellen Arbeitsgruppe Verwaltungsentwicklung benannte Arbeitsgruppe Digitaler Sitzungsdienst (IAG Digitaler Sitzungsdienst).
Die IAG Digitaler Sitzungsdienst schlägt nach intensiver Beratung der von der Verwaltung erarbeiteten Grundlagen nun vor, zum 01.01.2016 die vollständige Umstellung auf den digitalen Sitzungsdienst für die Kreistagsabgeordneten (KTA) vorzunehmen.

Dabei setzt die IAG Digitaler Sitzungsdienst folgende Rahmenbedingungen und Empfehlungen für den Kreistag:

a)      Produktempfehlung:

Tablets liefern zwar keine vollwertige Arbeitsumgebung wie vergleichsweise Notebooks, doch die Vorteile von Tablets bestehen darin, dass sie eine hohe Mobilität ermöglichen. Je nach Betriebssystem bieten sie eine hohe Datensicherheit, sie erfordern einen niedrigen Supportbedarf und gewährleisten eine niedrige Rüstzeit. Zudem bietet die Mandatos-App im Gegensatz zur browsergestützten Clientversion für PCs bzw. Notebooks die Möglichkeit, mittels Notizen- und Kommentarfunktion sowie sonstiger Bearbeitungswerkzeuge die Sitzungsdokumente zu bearbeiten, so dass sich weiterhin jede/r Kreistagsabgeordnete angemessen auf die Gremientätigkeit vorbereiten kann. Tablets verfügen zudem über ein geringes Gewicht und eine deutliche längere Akku-Laufzeit. Aus diesen Gründen wird die Anschaffung von Tablets statt Notebooks befürwortet.

Die Mandatos-App für iPads wurde bereits im Jahr 2013 vom Kreis Borken beschafft und wird seither eingesetzt bzw. gepflegt. Die bisherigen Erfahrungen sind durchweg positiv. Anschaffungskosten für die Server- und Clientlizenz der Mandatos-iPad-App sowie eine Erweiterung des vorhandenen Kreistagsinformationssystems bzw. der Mandatos-iPad-App fallen nicht an bzw. werden nicht erforderlich, wenn sich der Kreistag für die Anschaffung von iPads der Firma Apple ausspricht.

Die Mandatos-iPad-App ist allerdings nicht mit Android-Endgeräten nutzbar. Sollten Android-Endgeräte jedoch eingesetzt werden, so wäre der Erwerb einer zusätzlichen kostenpflichtigen Lizenz einer Mandatos-App speziell für Android erforderlich. Nach derzeitigem Stand würden folgende Kosten für eine zusätzliche Android-App anfallen:

Einmalige Kosten:                  Session Mandatos Android Clientlizenz:      2.495 €

Laufende jährl. Kosten:         Softwarepflege Mandatos Android App:        600 €

Ein wesentliches Entscheidungskriterium für die Beschaffung von iPads der Firma Apple ist, dass iPads über ein geschlossenes Softwaresystem verfügen, so dass diese im Vergleich zu anderen (Android-)Tablets ein hohes Maß an Datensicherheit aufweisen. Ein Vergleich der Mandatos-App für iPads mit der Mandatos-App für Android zeigte, dass die Mandatos-App für iPads weiter entwickelt und die Bedienung deutlich benutzerfreundlicher ist. Das System bietet eine ständige Verfügbarkeit aller Sitzungsdokumente sowie umfangreiche Recherchemöglichkeiten. Neben den funktionalen Vorteilen der Mandatos-App für iPads sind iPads schließlich auch selbsterklärender.

Hinsichtlich der Vorbereitung der Systeme, der Erstellung der Konfigurationsprofile und der Vornahme von Systemeinstellungen sowie der Betriebseinführung der Geräte bedeutet eine einheitliche Oberfläche z.B. von iPads mit dem Betriebssystem iOS 8 zudem einen wesentlichen Faktor zur Vereinfachung dieser Tätigkeiten.

Um Synergieeffekte zu erzielen, ist eine zentrale Beschaffung einheitlich ausgestatteter Tablets durch die Kreisverwaltung sinnvoll. Empfohlen wird das derzeit aktuellste iPad der Firma Apple, also das iPad Air 2.

 

b)      Allgemeiner Ausstattungsumfang:

Mit Tablets ausgestattet werden sollen die Kreistagsabgeordneten (60 Pers.), der Verwaltungsvorstand, die Facheinheitsleiter/innen, die sitzungsdienstverantwortlichen Sachbearbeiter/innen (u.a. Schriftführer/innen), die hausinternen Systemadministratoren. Zudem sind einige Reserve- bzw. Ersatzgeräte erforderlich. Demnach wären 100 Tablets zu beschaffen. Damit verbunden ist künftig für diesen Personenkreis der Verzicht auf Übersendung von Papierunterlagen.

Wie auch in den umliegenden kreisangehörigen Kommunen (u.a. Heiden, Legden, Raesfeld, Reken, Velen) sollen sachkundige Bürger/innen und beratende Mitglieder zunächst nicht mit kreiseigenen Tablets ausgestattet werden. Eine Ausstattung mit Tablets durch den Kreis Borken wäre aufgrund der Vielzahl der Personen zu kostenintensiv, zumal viele sachkundige Bürger/innen bzw. beratende Mitglieder nur einem Gremium angehören. Dieser Personenkreis (ca. 160 Pers.) soll die Sitzungsunterlagen weiterhin postalisch in Papier erhalten. Unabhängig hiervon besteht aber weiterhin das Angebot für diesen Personenkreis, freiwillig die Mandatos-App auf einem eigenen iPad oder den browsergestützten Client des Gremieninfosystems auf einem Notebook zu nutzen und dann gleichzeitig den Verzicht auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papier gegenüber dem Kreis Borken zu erklären.

Nach derzeitigem Stand wird Mobilfunk für die Nutzung der Mandatos-App nicht benötigt, da die Mandatos-App eine offline-Funktion bietet, mit der Sitzungsdokumente vorab im lokalen Speicher der App abgelegt werden können, sodass anschließend unabhängig vom Internetzugang die Dokumente eingesehen und bearbeitet werden können. Im Übrigen steht in den Sitzungssälen sowie in einigen Besprechungszimmern des Kreishauses grundsätzlich W-LAN zur Verfügung. Im Rahmen des für das erste Quartal 2016 vorgesehenen Austausches der Netzwerkinfrastruktur im Kreishaus wird das W-LAN erneuert und entsprechend leistungsfähig ausgebaut. Um allerdings die Nutzungsmöglichkeiten zum einen für etwaige künftige Anforderungen flexibel halten zu können und zum anderen bei einer weiteren Verwendung des Tablets nach Ablauf der Wahlperiode bzw. nach Ablauf des Abschreibungszeitraumes zu erhöhen, wird empfohlen, das Tablet mobilfunkfähig zu beschaffen, sodass es optional mit einer Mobilfunkkarte ausgestattet werden könnte. Eine Mobilfunkkarte wird seitens des Kreises Borken den Kreistagsabgeordneten aber nicht zur Verfügung gestellt. Die Mobilfunkfähigkeit sollte für die Geräte der Kreisverwaltung auch deshalb gelten, weil diese zudem mit Blick auf den künftigen weiteren Ausbau des verwaltungsinternen digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) erforderlich sein wird.

Aus den unter Buchstaben a) und b) beschriebenen Gründen sprechen sich sowohl die Mitglieder der IAG Digitaler Sitzungsdienst als auch die Verwaltung für den Erwerb des derzeit aktuellen iPad Air 2 der Fa. Apple mit WIFI + Cellular (jedoch ohne Mobilfunkkarte!) mit 64 GB Speicher aus (voraussichtliche Kosten: 650 €/Stk.).

 

c)      Vereinbarung für die Nutzung von Tablets und des kreiseigenen W-LAN:

Bevor die Umstellung auf den digitalen Sitzungsdienst zum 01.01.2016 erfolgt, ist eine Nutzungsvereinbarung zwischen dem Kreis Borken und den einzelnen Kreistagsabgeordneten zu schließen. Darin werden u.a. die private Nutzung der Tablets unter Zahlung einer Nutzungsentschädigung je Kreistagsabgeordneter/m i. H. v. 3 € monatlich, die Bestimmungen für die Nutzung des kreiseigenen W-LAN, der Umfang eines Supportes bzw. einer Betreuung im Umgang mit der Mandatos-App geregelt. Auf die vom Kreis Borken einzurichtenden Tablets soll die Verwaltung des Gerätes – wenn die Kreistagsabgeordnete bzw. der Kreistagsabgeordnete nicht eigenständig das jeweilige Tablet einrichtet – mit einem zentralen Mobile Device Management (MDM) ermöglicht werden. Über das MDM sind z.B. eine Remote-Löschung des Geräts bei Diebstahl und Verlust sowie eine sichere, einfache und effektive Verwaltung der Geräte durch die zentrale IT-Administration möglich. U.a. kann hierdurch eine zentrale Prüfung der Endgerätekonfiguration im Fehler-/Problemfall per Fernwartung erfolgen. Ein technischer Support am Tablet durch den Kreis Borken erfolgt allerdings nicht.

Ein Entwurf der Nutzungsvereinbarung liegt dieser Sitzungsvorlage als Anlage bei.

 

d)     Änderung der Geschäftsordnung:

Eine Änderung der Geschäftsordnung des Kreistages des Kreises Borken ist aufgrund der veränderten Zustellung der Sitzungsunterlagen zum 01.01.2016 notwendig. Der Kreistag sollte spätestens in seiner Sitzung am 10.12.2015 über die Änderungen der Geschäftsordnung beschließen.

 

e)      Finanzielle Aspekte:

Für die durch die Einführung des digitalen Sitzungsdienstes notwendige Beschaffung von Tablets sind in den Haushalt 2015 einmalige Anschaffungskosten i. H. v. 70.000 € kalkuliert worden. Der Abschreibungszeitraum der Tablets inkl. Zubehör (Schutzhülle) würde auf 5 Jahre festgesetzt. Vorausgesetzt, der Kreistag entscheidet sich für die Beschaffung von iPads, würde den Kosten ein Einsparpotenzial in Höhe von etwa 9.800 € pro Jahr gegenüberstehen: darunter fallen Einsparungen bei Postdienstleistungen für Kreistagsabgeordnete i. H. v. jährlich ca. 4.400 € sowie Papier- und Druckkosteneinsparungen von rund 5.400 € pro Jahr.

Voraussichtliche Kosten bei der Anschaffung von iPads:

Voraussichtliche Anschaffungskosten für 100 Tablets (iPad) inkl. Schutzhülle;

ausschließlich für 60 KTA

67.000 €

 

40.200 €

Voraussichtliche Kosten Schulungen:

2.023 € zzgl. Kosten Grundschulung iPads

Voraussichtliche Kosten gesamt;

ausschließlich für 60 KTA

69.023 € zzgl. Kosten Grundschulung iPads

42.223 € zzgl. Kosten Grundschulung iPads

 

Den Kosten steht voraussichtlich folgende Ersparnis bzw. Verrechnung (hochgerechnet auf 5 Jahre – Ende der lfd. Wahlperiode) gegenüber:

Postdienstleistungen:

22.000 €

Papier- und Druckkosten:

27.000 €

Verrechnung (selbst zu leistende Nutzungsentschädigung je KTA)

10.800 €

Ersparnis/Verrechnung gesamt:

59.800 €

 

Falls zum Zeitpunkt der Einrichtung einer Apple-ID zusätzliche Kosten im Rahmen der Einrichtung anfallen, so übernimmt diese der Kreis Borken.

 

f)       Zeitplanung:

Juni 2015

Start der Ausschreibung für die Tablets; Beschaffung; Installation

September 2015

Aushändigung der Tablets und Schulungen

Bis voraussichtlich 31.12.2015

Parallel zum digitalen Sitzungsdienst:

Versand der Sitzungsunterlagen in Papier an die Kreistagsabgeordneten und Bereitstellung digitaler Sitzungsunterlagen in der App bzw. im Gremieninfo

Ab 01.01.2016

Vollständige Umstellung der Kreistagsabgeordneten auf den digitalen Sitzungsdienst

 

Entscheidungsalternative(n):

Ja

 

Nein

Es bleibt beim bisherigen postalischen Versand der Sitzungsunterlagen in Papier an die Kreistagsabgeordneten.

 


Finanzielle Auswirkungen:

Der Aufwand von 69.023 Euro zzgl. Kosten Grundschulung iPads ist im laufenden Budget finanziert:

Ja

 

Nein

Es entstehen Folgewirkungen, die eine Veränderung des Budgets in Folgejahren verursachen:

Verringerung der Postdienst- sowie- Papier- und Druckkosten.

Ja

 

Nein